6 تریک و ترفند مدیریت زمان

۶ تریک و ترفند مدیریت زمان
    به‌کمک ترفند مدیریت زمان می‌توانیم وقت بیشتری در اختیار داشته باشیم و در برنامه روزانه خود از ذهن‌آگاهی بیشتری بهره‌مند شویم. به‌جای اینکه فهرست کارها به ما دیکته کنند که چگونه زمان خود را سپری کنیم،‌ با استفاده از راهکارهای مدیریت زمان می‌توانیم اولویت‌های روزانه خود را هدفمند تعیین و بر مهم‌ترین کارها تمرکز کنیم. ما برای مدیریت زمان تنها محدود به یک راه‌حل کارآمد نیستیم. در این مقاله، هجده راهکار زودبازده را به شما معرفی می‌کنیم تا به‌کمک آن‌ها اختیار امور و زمانتان را به ‌دست بگیرید. با ما همراه باشید.
 

شش راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کسب مهارت‌ مدیریت زمان این است که راهکار مدیریت زمان آزموده‌ای را در برنامه روزانه خود به‌ کار ببندید. به کمک راهکارهای مدیریت زمان می‌توانید برای هر کاری بازه زمانی تعیین کنید، در هر بازه زمانی یک وظیفه را به سرانجام برسانید و روزتان را به دلخواه خود برنامه‌ریزی کنید.

تعیین بازه زمانی (Timeboxing)

تعیین بازه زمانی نوعی راهکار مدیریت زمان هدف‌‌گراست و شما به کمک آن هر کاری را در یک «بازه زمانی» تکمیل می‌کنید. این راهکار به‌ویژه زمانی مؤثر است که شما نمی‌دانید برای هر کاری دقیقا چقدر زمان باید صرف کنید و می‌خواهید فهرست کارهایتان را هدفمندتر مدیریت کنید. البته باید توجه داشت که موانع مدیریت زمان ممکن است باعث شود برنامه های شما به هم بخورد و نیاز به کنترل مداوم دارد. شما می‌توانید با تعیین بازه زمانی کارهای بزرگ‌تر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و سپس هریک از آن بخش‌ها را در مدت‌ زمانی معقول به نتیجه برسانید. هرکاری باید بازه زمانی خاص خود را داشته باشد که بیشتر از سه ساعت طول نمی‌کشد.
روش های مدیریت زمان
مثلا اگر می‌خواهید مطلبی در وبلاگ خود بنویسید، می‌توانید یک بازه زمانی دوساعته برای نوشتن طرح کلی تعیین کنید. آن‌گاه پس از استراحتی کوتاه می‌توانید بازه زمانی سه‌ساعته دیگری تعیین کنید و اولین پیش‌نویس را بنویسید. ه‌این‌ترتیب با تقسیم کارها به بخش‌های کوچک‌تر می‌توانید طی روزها و هفته‌ها به سمت اهدافتان پیش بروید.

تقسیم‌بندی زمان (Time blocking)

تقسیم‌بندی زمان هم شبیه تعیین بازه زمانی است، اما در این روش به‌جای اختصاص دادن زمانی خاص به هر کار، تمرین می‌کنید تا در تقویمتان دوره‌های زمانی مشخصی را به کارهای مدنظرتان اختصاص دهید. در این روش به شکلی کارآمد هفته کاری را به بازه‌های زمانی مجزا تقسیم می‌کنید و در هر بازه  زمانی روی پروژه‌‌ای کار می‌کنید، با همکارانتان تعامل می‌کنید، استراحت می‌کنید یا حتی ورزش می‌کنید. به کمک این شیوه بدون اینکه اجازه بدهید چیزی حواس شما را پرت کند، وقت بیشتری دارید تا با تمرکز بهتر کارها را به‌خوبی پیش ببرید. برای تقسیم‌بندی زمان ابتدا اولویت‌های روزانه یا هفتگی خود را مشخص کنید. سپس کارهای مشابه را گروه‌بندی کنید تا بتوانید در یک بازه زمانی روی آن‌ها کار کنید. در نهایت در تقویمتان برای تمرین تمرکز هم بازه‌هایی زمانی در نظر بگیرید تا با کمک این مهارت بتوانید به برنامه زمان‌بندی شده خود پایبند باشید.

روش پومودورو (Pomodoro)

به کمک روش پومودورو هم مانند دو راهکار قبلی می‌توانید در چهارچوب‌های زمانی کوتاه کارها را تکمیل و بین بازه‌های زمانی کاری، استراحت کنید. این راهکار مدیریت زمان به‌ویژه از این جهت مفید است که شما را به استراحت‌های منظم تشویق می‌کند. استراحت‌های حین کار انگیزه درونی شما را تقویت می‌کنند و برای مغزتان مفید هستند. در واقع بر اساس پژوهش‌ها، استراحت کردن حین کار خلاقیت افراد را تقویت می‌کند. برای بهره‌مندی از روش پومودورو به یک زمان‌سنج، فهرستی از کارهای اولویت‌بندی‌شده و گزینه «به تعویق انداختن» در اعلان‌هایتان نیاز دارید. برای شروع زمان‌سنج خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و این بازه زمانی را صرفا به انجام یک کار اختصاص دهید؛ اگر برایتان امکان دارد، در این مدت پیامک‌ها یا شبکه‌های اجتماعی خود را بررسی نکنید. سپس وقتی این مدت زمان به پایان رسید، ۵ دقیقه استراحت کنید. بهتر است که در زمان استراحت کاری فیزیکی انجام دهید، مثلا میان‌وعده‌ای میل کنید یا حرکات کششی انجام دهید؛ البته اشکالی هم ندارد که سری به گوشی یا تبلت خود بزنید یا بررسی کنید که آیا زمانی که مشغول به کار بوده‌اید، پیام مهمی دریافت کرده‌اید یا خیر. دوباره به مدت ۲۵ دقیقه دیگر به کارتان ادامه دهید و این روال را چهار مرتبه دیگر تکرار کنید. بعد از چهارمین بازه زمانی کاری، به مدت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.

قورباغه را قورت بده

از مارک توآین نقل کرده‌اند: «اگر کارتان خوردن یک قورباغه است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید.» راهکار مدیریت زمان با عنوان «قورباغه را قورت بده» از این نقل‌قول الهام گرفته است و شما را تشویق می‌کند تا پیش از رسیدگی به کارهای کمتر مهم یا کارهایی که فوریت ندارند، وظایف بزرگ یا پیچیده خود را انجام دهید. اگر روزهای خود را بین کارهای معمولی، روزانه یا وظایفی که اولویت دارند تقسیم می‌کنید، این راهکار برایتان بسیار مفید خواهد بود. به کمک این روش مطمئن خواهید بود که هر روز به مهم‌ترین کارتان رسیدگی می‌کنید. برای بهره‌مندی از این راهکار مدیریت زمان، حواستان باشد که کار و اولویت‌هایتان را با ابزاری متمرکز پیگیری کنید. در جست‌وجوی راهی باشید که وظایف روزانه شما را با اهداف شرکت پیوند دهد. به این ترتیب بهتر می‌توانید تشخیص دهید که هر روز کدام کارها را در اولویت قرار دهید و مطمئن خواهید شد که این کارها اول از همه انجام می‌شوند. سپس وقتی قورباغه آن روزتان را قورت دادید، می‌توانید به سایر کارهای خود رسیدگی کنید.

اصل پارِتو (Pareto)

اگر خوردن قورباغه اول صبح اشتهاآور به نظر نمی‌رسد، شاید راهکار مدیریت زمان پارتو را ترجیح دهید. اصل پارتو برعکس روش «قورباغه را قورت بده» است؛ این راهکار شما را تشویق می‌کند تا کارهای فوری را از سر راه بردارید تا در طول روز احساس موفقیت و انگیزه بیشتری داشته باشید. بهتر است هر فرد به دنبال پیدا کردن راه های رسیدن به موفقیت در زندگی خود باشد.
ترفند برای مدیریت زمان
اصل پارِتو که معمولا «قانون ۲۰/۸۰» نامیده می‌شود، یک قانون بنیادی دارد: شما ۲۰درصد از وقت خود را صرف ۸۰درصد از کارهایتان می‌کنید. اگر بتوانید آن ۸۰ درصد وظایفتان را نسبتا سریع از سر راه خود بردارید، می‌توانید روز کاری خود را خلوت کنید و آن ۲۰‌درصد کاری که ۸۰ درصد وقت شما را می‌گیرند، به سرانجام برسانید.

روش انجام دادن کارها (GTD)

دیوید آلن در اوائل دهه ۲۰۰۰ روش انجام دادن کارها را ابداع کرد. به گفته آلن، اولین قدم برای انجام کارها این است که هر کاری را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. با آزاد کردن قدرت مغز و اتکا به ابزارهای مدیریت کارها، می‌توانید به جای به‌خاطر سپردن کارهایی که باید انجام دهید، بر اقدامات خود تمرکز کنید. برای بهره‌مندی از این روش، تمام کارهای آینده خود را جایی ثبت کنید. پس از یاددشت کردن تمام کارهایی را که باید انجام دهید، آن‌ها را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنید. مثلا شاید کاری داشته باشید که دیگر الزامی به انجامش نباشد (این کار به «سطل زباله» منتقل می‌شود)، کاری که فعلا قصد انجامش را ندارید (این کار به پروژه یا پوشه «بعدی» منتقل می‌شود)، کاری که انجامش وابسته به وظایف دیگر است. ابزار مورد استفاده باید تمام جزئیات را ثبت کند؛ وظیفه شما صرفا انجام دادن کارهاست.

شش رهنمود مدیریت زمان برای انجام کارهای بیشتر

شاید دوست داشته باشید برای سازمان‌دهی کارهایتان از یک راهکار شناخته‌شده مدیریت زمان استفاده کنید یا شاید هم دوست نداشته باشید.
 تریک های مدیریت زمان
همه راهکارهای مدیریت زمان برای همه افراد کارآمد نیستند؛ به همین دلیل است که تعداد زیادی از آن‌ها وجود دارند. به عنوان جایگزین، این شش رهنمود را برای ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان در خود امتحان کنید.

کارهای روزانه را با اهداف پیوند دهید

مدیریت زمان همیشه به این معنا نیست که تمام کارهایتان را انجام دهید، بلکه هدف شناسایی و اولویت‌بندی مهم‌ترین کارهایتان است. برای این منظور باید کار روزانه خود را به اهداف تیمی یا شرکتی پیوند بزنید تا بتوانید مهم‌ترین وظایفی را که روزانه باید انجام دهید، شناسایی کنید. اما طبق نظرسنجی اخیر از بیش از شش‌هزار دانش‌وَرز (نیروی‌ کاری که سرمایه اصلی‌اش دانش و اطلاعات اوست و به کمک دانسته‌هایش امرار معاش می‌کند) در سرتاسر دنیا، تنها ۲۶درصد از کارکنان درک بسیار روشنی از ارتباط کار فردی خود با اهداف شرکت دارند. بهترین روش برای هماهنگ کردن کار و اولویت‌ها در تمام سطوح سازمانتان ابزار مدیریت کار است. با مدیریت کار می‌توانید کارهای روزانه و پروژه‌های تیمی را به اهداف شرکت پیوند دهید تا اعضای تیم شما همواره متوجه باشند که چگونه کار آن‌ها بر اولویت‌های شرکت تأثیر می‌گذارد.

کار خود را اولویت‌بندی و سازمان‌دهی کنید

خواه روش «قورباغه را قورت بده» را دوست داشته باشید و خواه رویکرد «انجام دادن کارها» را ترجیح بدهید، در هر صورت الزامی است که بدانید کدام وظایف مهم هستند. ناگزیر کاری خواهید داشت که اولویتش تغییر می‌کند یا مهلتی پایانی که جابه‌جا می‌شود. اگر به وضوح ندانید که کدام کار مهم‌تر است، نمی‌توانید کار مناسب را هماهنگ و اولویت‌بندی کنید. چرا اولویت‌بندی کارها مهم است؟ ممکن است با فرسودگی شغلی آشنا باشید که هرساله بر تعداد فزاینده‌ای از کارمندان در سرتاسر دنیا تأثیر می‌گذارد. اما مسئله‌ای که کمتر مورد توجه قرار گرفته است این است که اولویت‌های نامشخص تا چه حد در فرسودگی شغلی نقش دارند. بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق شاخص کار، ۲۶درصد از دانش‌ورزان که دچار فرسودگی شغلی بودند، اظهار کردند که به دلیل عدم شفافیت در مورد وظایف و نقش‌هایشان به عنوان عوامل تأثیرگذار احساس می‌کنند که بیش از حد از خود کار می‌کشند. اگر بدانید که کدام کارها را باید اولویت‌بندی کنید، این احساس کاهش پیدا می‌کند و به خودتان اعتماد بیشتری خواهید داشت که هر روز مشغول انجام کارهای درست هستید.

در پایان هر روز از قبل برای فردا برنامه‌ریزی کنید

روز کاری اغلب به‌هم‌ریخته به نظر می‌رسد، زیرا وقتی کارمان را شروع می‌کنیم از برنامه عقب هستیم. شاید شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که هر روز صبح ایمیل‌هایشان را بررسی می‌کنند تا ببینند که در روز پیش‌ رو باید کدام کارها را در اولویت قرار دهند. خوشبختانه راه بهتری هم وجود دارد. به‌جای اینکه صبح بفهمید چه کاری باید انجام دهید، پنج دقیقه پایانی هر روز کاری را صرف برنامه‌ریزی برای روز بعد کنید. این کار انگیزه شما را افزایش می‌دهد، زیرا پیش از شروع کردن روزتان دقیقا می‌دانید که قرار است چه کارهایی انجام دهید. این روش ارزشمند تضمین می‌کند که هر روز مهم‌ترین کار روزانه‌تان به سرانجام برسد.به‌جای اینکه ایمیل یا درخواستی را ساعت ۴:۳۰ بعدازظهر پاسخ دهید، یادتان باشد که این کار مهم را در برنامه روز بعدتان بگنجانید.

«نه» بگویید یا کار را به فرد دیگری محول کنید

یکی از مزایای شفاف‌سازی اولویت‌هایتان این است که کارهایی را که اولویت کمتری دارند نیز شناسایی می‌کنید. «نه» گفتن به کار همیشه آسان نیست، اما بهتر است توضیح بدهید که دلیل «نه» گفتنتان این است که کار مدنظر با اولویت‌های فعلی شما همخوانی ندارد. تعریف اولویت‌ها برای خودتان و به اشتراک گذاشتن آن‌ها با اعضای تیمتان باعث می‌شود که همه به‌وضوح در جریان کار قرار بگیرند. اگر کار مدنظر باید انجام شود اما برای شما در اولویت نیست، ببینید آیا می‌توانید آن را به یکی دیگر از اعضای تیم محول کنید. به خاطر داشته باشید که محول کردن کار به دیگری به این معنی نیست که آن کار مهم نیست، بلکه صرفا نشان‌دهنده این است که کار مدنظر با اولویت‌های فعلی شما همخوانی ندارد. ممکن است دلیلش این باشد که کار مدنظر به تخصص فرد دیگری مربوط می‌شود و وقتی کار را به فرد مناسب محول می‌کنید، ضمانت می‌کنید که توسط فردی متخصص به نتیجه برسد.
گرگ مک‌کیون در کتاب «اصل‌گرایی» می‌گوید: «البته یافتن انضباط مورد نیاز برای نه‌گفتن به فرصت‌هایی ــ ‌اغلب هم فرصت‌های بسیار خوب‌ ــ که در کار و زندگی سر راه‌تان قرار می‌گیرند بسیار دشوارتر از دورانداختن لباس‌های کهنه‌ی درون کمد است. اما باید آن‌ را پیدا کنید، چراکه باید به ‌یاد داشته باشید هر بار که به چیزی فرعی «نه» نمی‌گویید در واقع به‌ طور پیش‌فرض بله می‌گویید. بنابراین وقتی گزینه‌های‌تان را به ‌اندازه‌ی کافی بررسی کرده‌اید، آنچه باید از خودتان بپرسید این نیست که «باید به کدام‌یک از اولویت‌های متضاد زندگی‌ام بله بگویم؟»، بلکه به‌ جای آن باید چنین سؤالی بکنید: «به کدام‌یک نه خواهم گفت؟» این پرسشی است که پرده از اولویت‌های راستین شما برمی‌دارد؛ پرسشی که بهترین راه فراروی تیم‌تان را آشکار می‌کند. هدف راستین‌تان را مشخص و به شما کمک می‌کند بیشترین میزان خدمت‌تان را نه‌تنها در مسیر تحقق آرمان‌های خودتان، بلکه در انجام مأموریت سازمان داشته باشید. پرسشی است که می‌تواند شفافیت ارزشمند و کمیابی را در اختیارتان قرار دهد که برای دستیابی به پیشرفت‌های دگرگون‌کننده در کار و زندگی ضروری است.»

وظایف خود را بازبینی کنید

در عوض کاری که رد می‌کنید، کمی هم وقت صرف کنید و وظایفی را بازبینی کنید که مدتی پیش انجام داده‌اید و هنوز هم مشغول انجام آن‌ها هستید.  آیا در حال حاضر کاری در برنامه شما وجود دارد که دیگر با اهداف تیمتان همخوانی نداشته باشد؟ وقتی به این‌گونه کارها برمی‌خورید، از خودتان بپرسید که آیا اصلا نیازی به انجام آن‌ها هست یا خیر. اگر دیگر برای تیمتان مهم نیست، آن را به تعویق بیندازید. اگر هنوز هم باید انجام شود، از خودتان بپرسید که آیا شما بهترین فرد برای انجام آن هستید. اگر پاسختان منفی است، همان روش تحویل کار به دیگری را در پیش بگیرید و فرد مناسب را برای انجام آن پیدا کنید.

فهرست‌های دست‌نویس را کنار بگذارید و از ابزارها استفاده کنید

اگر هنوز کارهای خود را با یادداشت‌های دست‌نویس پیگیری می‌کنید، وقتش رسیده است که به سراغ ابزاری آنلاین بروید. شاید یادداشت‌برداری دست‌نویس لذت‌بخش باشد، اما این‌گونه فهرست‌ها نامرتب، ناکارآمد و مستعد اشتباه هستند و به‌راحتی گم می‌شوند. در عوض بهتر است بیشتر مدیریت پروژه‌تان را با ابزارهای اختصاصی انجام دهید. ابزارهای مدیریت پروژه ویژگی‌های متنوعی دارند که بهره‌وری را بیشتر می‌کنند. با کمک ابزار مدیریت پروژه می‌توانید:
  • کارهای چند جانبه را هماهنگ کنید و دقیقا پیگیری کنید که چه کسی در چه زمانی چه کاری را انجام می‌دهد.
  • درمورد کار با همکارانتان تعامل داشته باشید، بازخوردها را به اشتراک بگذارید و وضعیت پروژه را گزارش دهید.
  • پیشرفت کارها را لحظه‌به‌لحظه پیگیری کنید و دقیقا متوجه شوید که هر کاری در چه مرحله‌ای است.
  • تاریخ‌های سررسید و کارهای موکول به وقتی دیگر را ببینید تا بتوانید بدون آشفتگی به اهداف خود برسید.

شش ترفند مدیریت زمان

راهکارهای مدیریت زمان و رهنمودهایی که توضیح دادیم مفیدند، اما اجراکردنشان زمان‌بر است. آیا مشتاقید زودتر دست‌به‌کار شوید؟ این شش دستاورد زودبازده را امتحان کنید تا بی‌درنگ مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید.

به‌تعویق انداختن اعلان‌ها

ما دائما بین برنامه‌ها، اعلان‌ها و وظایف در حال چرخش هستیم. در واقع یک دانش‌ورز در سطح متوسط، روزانه ۲۵ مرتبه بین ۱۰ برنامه جابه‌جا می‌شود. به همین دلیل تمرکز بر کاری که در دست انجام است و در پیش گرفتن روندی مناسب دشوار است؛ یعنی کارها طولانی‌تر می‌شوند. در صورت امکان، اعلان‌های خود را خاموش کنید یا از گزینه‌های «مزاحم نشوید» برای غیرفعال کردن موقت اعلان‌ها استفاده کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید با تمرکز بیشتری مشغول کار شوید و هم‌زمان به اعضای تیم خود اطلاع می‌دهید که بعدا به پیام‌های آن‌ها پاسخ خواهید داد.
اصول مدیریت زمان
بیشتر این‌گونه ابزارها نشان می‌دهند که به‌طور موقت در دسترس نیستید، بنابراین اعضای تیم شما متوجه می‌شوند که در حال حاضر منتظر دریافت پاسخ از سوی شما نباشند. در صورت نیاز معمولا می‌توانند این گزینه را نادیده بگیرند؛ یعنی شما هرگز خیلی دور از دسترس آن‌ها نخواهید بود.

فضای فیزیکی خود را سازمان‌دهی کنید

به یاد بیاورید که در اولین روز کاری چقدر میزتان مرتب بود. احتمالا فقط یک کامپیوتر، یک صفحه کلید و یک دفترچه یادداشت داشته‌اید، اما با گذشت زمان، ناگزیر کاغذها، جعبه‌ها، کتاب‌ها، یادداشت‌های چسبان و سیم‌های سرگردان را روی آن تلنبار کرده‌اید. ممکن است یک میز نامرتب مشکل بزرگی به نظر نرسد، اما به‌هم‌ریختگی بصری بر آشفتگی ذهنی تأثیر می‌گذارد و تمرکز را سخت می‌کند. پنج دقیقه به خودتان استراحت بدهید و میزتان را مرتب کنید. کاغذهای غیرضروری را دور بیندازید، کتاب‌هایتان را در یک ردیف مرتب بچینید و سیم‌های سرگردانی را که دوروبرتان هستند، به شکل کلاف‌های مرتب بپیچید. پس از آن وقتی دوباره مشغول کار شوید، احتمالا متوجه می‌شوید که تمرکز کردن برایتان راحت‌تر است.

وظایف مشابه را دسته‌بندی کنید

هر بار که بین کارها جابه‌جا می‌شوید، مغز شما باید زمینه و اطلاعات مربوط به آن کار جدید را پیدا کند و این اطلاعات را به خط مقدم ذهن شما برساند. مطمئنا چند ثانیه طول می‌کشد تا مغز شما این کار را انجام دهد، اما اگر دائما بین کارها و پروژه‌ها جابه‌جا می‌شوید، مغز خود را وادار می‌کنید که اضافه‌کاری کند. این کار بهره‌وری را کاهش می‌دهد و علاوه بر آن در پایان روز خستگی فزاینده‌ای به همراه خواهد داشت. بنابراین سعی کنید کارهای مشابه را دسته‌بندی کنید

مقالات پیشنهادی سردبیر

بررسی کنید که آیا می‌توانید روی تمام وظایف مربوط به یک پروژه کار کنید یا تمام وظایفی را که به یک خروجی منتهی می‌شوند در یک بازه زمانی انجام دهید. با انجام این کار زمان کمتری را صرف جابه‌جایی بین موضوعات کاری مختلف می‌کنید و زمان بیشتری، تمرکز خود را بر انجام کارهای مؤثر معطوف کرده‌اید.

کارهای سریع را در فرصت بین جلسات یا زمان استراحت انجام دهید

احتمالا هر روز چند کار دارید که تکمیل آنها ۵ تا ۱۰ دقیقه طول می‌کشد مانند پاسخ سریع به یکی از اعضای تیم، رفع اشتباه تایپی در یک سند یا ارسال فرم درخواست کار به همکار دیگر. اگر چنین کاری دارید، آن را جلوی چشمتان نگه دارید؛ مثلا با کمک یک ابزار مدیریت پروژه، اما انجامش ندهید. این‌گونه وظایف را برای فرصت‌های ۵ دقیقه‌ای بین جلسات نگه دارید یا در ۱۰ دقیقه پس از ساعت نهار انجامشان دهید که طول می‌کشد تا دوباره درگیر روند کار شوید. به‌این‌ترتیب می‌توانید آن کار را سریع انجام دهید و احساس خوبی داشته باشید. این‌طوری کارهای کوچک انرژی فکری ارزشمندتان را که باید صرف کاری پیچیده‌تر کنید، جذب خود نخواهند کرد.

انجام چند کار هم‌زمان را متوقف کنید

به زبان ساده می‌توان گفت که مهارت انجام چند کار هم‌زمان یک افسانه است. وقتی به ‌نظر می‌رسد که هم‌زمان مشغول انجام چند کار هستید، در واقع مغز خود را وادار می‌کنید تا بین وظایف مختلف به سرعت جابه‌جا شود. هر بار که بین کارها جابه‌جا می‌شوید، مغز شما باید اطلاعات و زمینه مربوط به آن کار را پیدا کند. این کار نه تنها به تلاشی بیش از تمرکز بر یک کار نیاز دارد، بلکه مغز شما را هم خسته می‌کند. به‌جای انجام چند کار هم‌زمان، هر بار وقت خود را به انجام یک کار اختصاص دهید تا راحت‌تر بتوانید غرق کار شوید. غرق‌ شدن در کار زمانی اتفاق می‌افتد که آنقدر بر کارتان متمرکز باشید که احساس کنید «کاملا سوار بر کار هستید.» وقتی غرق کار می‌شوید، می‌توانید به‌نحو احسن کار بیشتری انجام دهید، زیرا مغز شما در هر زمان فقط روی یک کار تمرکز می‌کند.

استراحت کنید

ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای بهبود مدیریت زمان خود انجام دهید، استراحت کردن است. معمولا وقتی احساس می‌کنیم که از کاری عقب مانده‌ایم، با انجام بیشتر آن واکنش نشان می‌دهیم، اما مغز شما برای استراحت و تجدید قوا  به زمان نیاز دارد. اگر بیش از حد کار کرده‌اید و فرسوده شده‌اید، دیگر نمی‌توانید به کار ادامه دهید، چه رسد به اینکه به مهم‌ترین کار خود بپردازید. فقط شما نیستید که احساس می‌کنید، استراحت کردن کاری دشوار است. طبق پژوهش‌ها، ۳۲درصد از دانش‌ورزانی که احساس می‌کنند دچار فرسودگی شغلی هستند، ادعا می‌کنند که نمی‌توانند دست از کار بکشند و همین امر به فرسودگی شغلی آن‌ها دامن می‌زند. چون نمی‌توانند دست از کار بکشند، دچار فرسودگی شغلی می‌شوند و وقتی چنین احساسی پیدا می‌کنند دیگر نمی‌توانند دست از کار بکشند؛ این چرخه‌ پایان‌ناپذیر است. اگر فراموش می‌کنید که استراحت کنید، زمان‌های استراحت را در برنامه‌تان علامت بزنید. سپس وقتی که زمان استراحت فرارسید، خود را ملزم به استراحت کنید؛ حتی اگر فقط اندکی بایستید و حرکات کششی انجام دهید. شاید این استراحت کردن برایتان استرس‌آور باشد، پس از انجام این کار احساس بهتری خواهید داشت.

سخن پایانی

در این مقاله، اهمیت مدیریت زمان و روش‌های مختلف آن را بررسی کردیم و از تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان مانند تقسیم زمان، اولویت‌بندی و استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مثل برنامه‌ریزی روزانه یا استفاده از فناوری‌های هوشمند برای کنترل بهتر زمان گفتیم. می‌توان نتیجه گرفت که مدیریت زمان سبب بهبود چشمگیر بهره‌وری و میزان رضایت از زندگی می‌شود. لطفا این مقاله را با خانواده و دوستانتان به اشتراک بگذارید تا آن‌ها نیز بیشتر با این مقوله آشنا شوند و از مزایای آن بهره‌مند گردند. برای مطالعه بیشتر کلیک کنید. مطالعه نیز یکی از روش‌های مفید و اثربخش برای افزایش آگاهی و بهبود کیفیت زندگی است، به‌ویژه وقتی کتاب‌های مناسب را برای مطالعه انتخاب کنیم. پیشنهاد می‌کنیم این سه کتاب عالی را که با موضوع مسیر برنامه‌ریزی و مدیریت زمان مرتبط‌اند، در فهرست مطالعه‌ خود قرار دهید.  
خرید کتاب اصل گرایی: جست‌وجوی قاعده‌مند بایسته‌ها بازی بلندمدت: تفکر بلندمدت در دنیایی کوتاه‌مدت چهار هزار هفته/a>

اصل گرایی: جست‌وجوی قاعده‌مند بایسته‌ها

بازی بلندمدت: تفکر بلندمدت در دنیایی کوتاه‌مدت

چهار هزار هفته
   
مقالات مرتبط
پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.قسمتهای مورد نیاز علامت گذاری شده اند *