چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟
    همه ما در مدرسه، کار یا زندگی روزمره با افرادی مواجه می‌شویم که انگار از همه نظر شایسته‌اند.  آن‌ها پرکار، بی‌استرس و موفق هستند، اما نکته این است که آن‌ها به این شکل متولد نشده‌اند و خودشان به این جایگاه رسیده‌اند. برای تبدیل شدن به فردی موفق به مهارت مدیریت زمان نیاز داریم. با مدیریت زمانِ بهتر استرس کاهش و رضایت کلی از زندگی افزایش می‌یابد. در این مقاله، چند نکته و روش را مطرح می‌کنیم که به کمک آن‌ها می‌توانید مهارت مدیریت زمان در زندگی را یاد بگیرید. با ما همراه باشید.
 

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرایندی برنامه‌ریزی‌شده و آگاهانه برای کنترل زمان مصرف‌شده برای کارهای مختلف است تا میزان بازده فرد در کار و زندگی افزایش یابد. احتمالا با روش‌های تعیین مهلت (dead line)، نوشتن فهرست کارها (to do list) و تعیین پاداش‌های کوچک برای انجام فعالیت‌های خاص آشنا هستید. در این مقاله با روش‌های کامل‌تر دیگری نیز آشنا خواهیم شد. ایجاد انگیزه در خود و پرورش عادات خوب در کار و زندگی دو عامل مهم برای مدیریت زمان هستند که البته هر دو به مقداری تلاش نیاز دارند. برای ایجاد عادات خوب در خود ابتدا باید استراتژی‌ها و تمرین‌های مناسب این کار را یاد بگیرید.
مدیریت زمان چیست
می‌توانید آن‌ها را در زندگی خود آزمایش کنید تا ببینید کدام برای شما بهتر است.

مزایای مدیریت زمان

مدیریت صحیح زمان باعث سبک زندگی سالم و متعادل می‌شود که فواید آن عبارت‌اند از:
  • کاهش استرس؛
  • افزایش انرژی؛
  • دستیابی راحت‌تر به اهداف؛
  • اولویت‌بندی چیزهای مهم؛
  • انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر؛
  • کاهش اهمال‌کاری و پشت گوش انداختن؛
  • افزایش اعتمادبه‌نفس؛
  • پیشرفت در حرفه یا تحصیلات.

۶ استراتژی مدیریت زمان

۱. مواظب گذشت زمان باشید

از این شروع کنید که واقعا زمان خود را کجا و چگونه می‌گذرانید. از ساعت‌هایی که صرف کار، مدرسه، کارهای خانه، رفت و آمد، شبکه‌های اجتماعی و اوقات فراغت می‌کنید فهرستی تهیه کنید. سپس در مورد هر یک از آن‌ها، مثلا مدرسه یا محل کار، مو‌شکافی بیشتری کنید: «چقدر طول کشید تا آن مقاله تمام شود؟ آیا فلان پروژه کاری چون دائم سرگرم توی گوشی بود بیشتر طول نکشید؟»
تکنیکهای مدیریت زمان
بر اساس این فهرست، اهدافی را تعیین کنید. از قبل برنامه‌ریزی کردن و تعیین محدودیت‌های زمانی برای وظایف و اولویت‌ها باعث می‌شود زمانتان را برای چیزهایی که مهم‌ترند آزاد کنید؛ مثل گذراندن زمان بیشتر با دوستان و خانواده. برای شروع نیم ساعت از هر جمعه را به برنامه ریزی برای هفته آینده و تعیین اهداف روزانه اختصاص دهید.

۲. برای تعیین اولویت های خود از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید

ماتریس آیزنهاور ابزار معروفی است که کمک می‌کند بین کارهای مهم، غیرمهم، فوری و غیرفوری تمایز قائل شوید. این سیستم دارای چهار جعبه است که باید وظایف خود را بین آن‌ها تقسیم کنید تا بفهمید ابتدا باید روی کدام کار تمرکز کنید. این چهار جعبه عبارت‌اند از:
  • انجام می‌دهم: کارهای مهم و فوری در این جعبه قرار می‌گیرند. ابتدا این کارها را انجام دهید. این‌ها وظایفی هستند که بیشترین ارتباط را با اهداف شما دارند.
  • به زمان دیگری موکول می‌کنم: کارهای مهم اما غیرفوری در این جعبه جای دارند. این‌ها را به زمانی دیگر در برنامه خود موکول کنید.
  • به فردی دیگر محول می‌کنم: کارهای فوری اما غیرمهم در این جعبه‌اند، کارهایی که آن قدر فوری هستند که سریع‌تر انجام شوند اما آن‌قدر پراهمیت و حساس نیستند که واجب باشد خود شما انجامشان دهید. در صورت امکان این موارد را به دیگران واگذار کنید، به‌خصوص اگر به اهداف بلندمدت شما کمکی نمی‌کنند.
  • حذف می‌کنم: کارهای غیرمهم و غیرفوری داخل این جعبه گذاشته می‌شوند. این کارها را حذف کنید یا زمانی که وقت آزاد دارید آن‌ها را انجام دهید، زیرا حواستان را از اولویت‌ها پرت می‌کنند.
حتی می‌توانید برای موارد ساده نیز فهرست کار ایجاد کنید و هر مورد را به عنوان فوری، مهم یا غیرمهم علامت گذاری کنید. ما اغلب به جای کارهای مهم، ابتدا کارهای فوری را در اولویت قرار می‌دهیم، مثلا کارهایی که مهم‌اند اما ضرب‌الاجل ندارند یا کارهای خلاقانه‌ای که ناگهان به ذهنمان خطور کرده‌اند. شناسایی آن‌ها گامی مفید در جهت تحقق اهداف شخصی و حرفه‌ای شماست.

۳. زمان خود را بخش‌بندی کنید

حالا که درک بهتری از اولویت‌های خود دارید، «تعیین محدودیت» ابزار بعدی برای مدیریت زمان است. چندین روش برای تقسیم کردن زمان به قطعات قابل هضم وجود دارد که در ادامه یکی از بهترین‌هایشان را معرفی کرده‌ایم. «روش پومودورو» را امتحان کنید. این تکنیک در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط فرانچسکو سیریلو، دانشجویی غرق در مطالعه و تکالیف، ایجاد شد. روش پومودورو شامل استفاده از تایمر برای تقسیم کارهای شما به فواصل ۲۵دقیقه‌ای است که با ۵ دقیقه زمان استراحت از هم جدا می‌شوند، هر ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت می‌شود یک پومودورو! پس از چهار پومودورو، یعنی پس از ۲ ساعت، به خود ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت بدهید. پومودورو (به ایتالیایی یعنی گوجه‌فرنگی) تمرکز را افزایش می‌دهد و خستگی ذهنی را تسکین می‌دهد که به‌ویژه برای کارهای طولانی مدت مثل انجام تحقیق یا مطالعه برای امتحان مفید است. با تقسیم کردن زمان، پروژه‌ها و اهداف بزرگ را با دلهره کمتر پیش می‌برید. همچنین اهمال کاری کمتر و بهره وری بیشتر می‌شود.

۴. در هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید

انجام هم‌زمان چند وظیفه‌ کارایی اکثر انسان‌ها را کاهش می‌دهد. طبق تحقیقات، تنها ۲٫۵درصد از مردم قادر به انجام هم‌زمان چند کار به طور مؤثر هستند. انجام هم‌زمان چندین کار بر توانایی شناختی شما تأثیر می‌گذارد و باعث می‌شود احساس بی‌ثمری کنید یا از پیشرفت خود ناراضی باشید. تنظیم زمان به گونه‌ای که کار جدید را بعد از پایان کار قبلی شروع کنید، باعث افزایش اعتماد به نفستان می‌شود. علاوه بر این، تقسیم وظایف بین زمان‌های مختلف نیز مفید است. مثلا اگر نویسنده هستید، شنبه را به تحقیق، یکشنبه تا سه‌شنبه را به نوشتن و چهارشنبه را به ویرایش اختصاص دهید.

۵. به خودتان جایزه بدهید

گاهی پاداش‌ها منبع بزرگی از انگیزه برای عادات خوب مدیریت زمان هستند. برای هر کار مهمی که انجام می‌دهید، کمی به خودتان جایزه دهید اما نیازی به ولخرجی نیست. مثلا چند جایزه ساده برای ایجاد انگیزه عبارت‌اند از:
  • برای لذت بردن از عصرانه مورد علاقه خود استراحت کنید.
  • برای پیاده روی کوتاه بیرون بروید.
  • با یکی از دوستان یا اعضای خانواده تماس بگیرید.
  • به مدت پنج دقیقه مدیتیشن کنید.
  • به یک قسمت پادکست یا فصلی از یک کتاب صوتی که دوست دارید گوش دهید.
برای پاداش‌های بزرگ‌تر می‌توانید کارهایی مثل گوش دادن به موسیقی در حمام، یک شب گردش با دوستان یا رفتن به مسافرتی کوتاه انجام دهید. جوایز هیجان‌انگیز باعث می‌شوند پروژه یا دوره کاری سخت را پشت‌سر بگذارید.

۶. از اپلیکیشن‌ها برای جلوگیری از حواس‌پرتی استفاده کنید

گاهی اوقات اراده و پاداش برای حفظ تمرکز کافی نیست. استفاده از اپلیکیشن‌ها یا اکستنشن‌های مرورگر باعث می‌شود سراغ شبکه‌های اجتماعی یا تلفن همراهتان نروید و درنتیجه حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. در این قسمت چند برنامه را نام برده‌ایم که می‌توانید امتحانشان کنید.
  • برنامه Forest به شما امکان می‌دهد تلفن همراه خود را خاموش کنید و تمرکز داشته باشید. Forest با شرکتی دیگر به نام Trees for the Future شریک است و هر زمان که سکه‌های مجازی به دست آمده در Forest را خرج می‌کنید، به‌ازای آن‌ها درخت می‌کارند.
  • StayFocused برنامه‌ای است که از باز شدن برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی که باعث اتلاف وقت می‌شوند جلوگیری می‌کند. این برنامه قابل تنظیم است و می‌توانید آن را برای نیاز خاص خود تنظیم کنید.
  • Freedom ابزاری است که هم وب‌سایت‌ها و هم برنامه‌ها را در همه دستگاه‌های شما هم‌زمان مسدود می‌کند. از تست رایگان آن استفاده کنید تا بفهمید که برای شما مناسب است یا نه.

چگونه برای خود استراتژی مدیریت زمان ایجاد کنیم؟

اکنون که نکات و روش‌های بالقوه مدیریت زمان را در جعبه ابزار خود دارید، وقت آن رسیده که یک استراتژی ایجاد کنید. احتمالا لازم است چندین تکنیک را آزمایش کنید و سپس مؤثرترین را از بین آن‌ها پیدا کنید.

۱. اهداف و اولویت‌ها را مشخص کنید

سبک زندگی خود را در نظر بگیرید، چه دانشجو هستید و چه شاغل (یا هر دو)، چه تشکیل خانواده داده باشید چه نه، برای پیشرفت شغلی و شخصی‌تان به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود فکر کنید.
چگونگی مدیریت زمان
مطمئن شوید که اهداف را به روش هدف‌گذاری هوشمندانه انتخاب کرده‌اید یعنی هدف مشخص، قابل‌سنجش ، دست‌یافتنی، مرتبط با سایر ابعاد زندگی و دارای زمان مشخص. پس از مشخص کردن اهدافتان، آن‌ها را به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنید. بهتر است برای تجسم بهتر از قلم و کاغذ برای نوشتن آن‌ها استفاده کنید. سپس تعیین کنید برای دستیابی به این اهداف چه چیزی لازم است و چگونه باید زمان را مدیریت کنید تا بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.

۲. بهترین روش را انتخاب کنید

با استفاده از فهرست بالا یک یا دو روش اجرایی انتخاب کنید. بر اساس تجربه‌تان، می‌توانید مهارت‌های مختلف مدیریت زمان را با هم ترکیب کنید. اگر مطمئن نیستید که کدام یک برای شما مفید است، یکی را تصادفی انتخاب و امتحان کنید.

۳. برنامه‌ را اجرا کنید

روش انتخابی خود را برای دوره زمانی مشخص به کار ببرید. معمولا یک ماه مدت زمانی کافی برای ارزیابی استراتژی است.

مقالات پیشنهادی سردبیر

در این مدت بر پیشرفت خود نظارت کنید. در فواصل یک‌هفته‌ای و همچنین در پایان یک ماه احساس خود به‌ عملکردتان را یادداشت کنید. پس از امتحان کردن چند روش مدیریت زمان، به این فکر کنید که کدام روش مؤثرتر بوده است.

۴. ارزیابی مجدد را فراموش نکنید

فراموش نکنید که همیشه پس از گذشت یک ماه از روش مدیریت زمان مجددا آن را ارزیابی کنید. آیا درست کار می‌کند؟ اگر نه، چه چیز مشکل دارد؟ اگر لازم است، که معمولا همیشه این‌طور است، آن را بهبود دهید. هر ماه به تمرین این عادت‌ها ادامه دهید و با تغییر دادنشان آن‌ها را با اولویت‌ها و شرایط جدید تطبیق دهید. آنچه در دوران دانشجویی برای شما مفید بوده لزوما هنگام ورود به کار برایتان مفید نیست. به یاد داشته باشید، تمرین مدیریت زمان فرایندی است مداوم و در مورد پیشرفت کردن، نه کمال.
الیور برکمن در کتاب «چهارهزار هفته» می گوید: «حس تردید و شک درباره‌ی هدف وجودتان عمیقاً آزاردهنده است. اما درواقع چیز بدی نیست، چون نشان‌دهنده‌ی تغییری درونی است که از قبل رخ داده ‌است. اگر اصلاً دیدگاه جدیدی به زندگی پیدا نکرده بودید، ممکن نبود چنین شک‌وتردیدی در وجودتان احساس کنید؛ دیدگاهی که در آن کم‌کم با این واقعیت مواجه شده‌اید که نمی‌شود منتظر ماند در آینده‌ای دور و بعد از سروسامان‌گرفتن زندگی یا موفق‌شدن در زندگی احساس رضایت کنید، بلکه باید همین الآن به این موضوع رسیدگی کرد. وسط سفر کاری متوجه نفرت از زندگی‌ شدن گام اول برای داشتن زندگی‌ای است که از آن متنفر نیستید، زیرا این حقیقت را درک کرده‌اید که این‌ها هفته‌هایی هستند که باید برای داشتن زندگی معنادار و باارزش صرف انجام‌دادن کارهای معنادار شوند. با این دیدگاه است که سرانجام می‌توانید اساسی‌ترین پرسش مدیریت زمان را مطرح کنید: چگونه از تنها عمری که داریم استفاده کنیم تا احساس کنیم حقیقتاً زندگی معنادار و باارزشی داریم؟»
 

جمع‌بندی

مدیریت زمان مهارتی است که در طول زندگی همیشه به آن نیاز داریم و باعث کاهش استرس، افزایش اعتماد به نفس و افزایش رضایت کلی از زندگی می‌شود در این مقاله چند نکته برای مدیریت زمان را مطرح کردیم. گفتیم که اولین قدم برای مدیریت زمان این است مراقب گذر زمان باشیم. سپس باید بتوانیم بین کارهای مهم، غیرمهم، فوری و غیرفوری تمایز قائل شویم. هر فرد برای پیدا کردن بهترین روش مدیریت زمان خود باید روش‌های مختلف را امتحان و سپس بهترینش را برای خود انتخاب کند و مدام آن را تغییر و بهبود دهد، چراکه مدیریت زمان فرایندی مداوم است. برای مطالعه بیشتر کلیک کنید. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد. اگر به‌نظرتان این‌طور بوده، خوشحال می‌شویم آن را به دوستان و آشنایان خود هم معرفی کنید. مطالعه نیز یکی از روش‌های مفید و اثربخش برای افزایش آگاهی و بهبود کیفیت زندگی است، به‌ویژه وقتی کتاب‌های مناسب را برای مطالعه انتخاب کنیم. پیشنهاد می‌کنیم این سه کتاب عالی را که با موضوع مسیر برنامه‌ریزی و مدیریت زمان مرتبط‌اند، در فهرست مطالعه‌ خود قرار دهید.  
خرید کتاب اصل گرایی: جست‌وجوی قاعده‌مند بایسته‌ها بازی بلندمدت: تفکر بلندمدت در دنیایی کوتاه‌مدت چهار هزار هفته/a>

اصل گرایی: جست‌وجوی قاعده‌مند بایسته‌ها

بازی بلندمدت: تفکر بلندمدت در دنیایی کوتاه‌مدت

چهار هزار هفته
   
مقالات مرتبط
پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.قسمتهای مورد نیاز علامت گذاری شده اند *